Gestione del tempo: come ridurre le perdite di tempo tecnologiche

Gestione del tempoLa tecnologia ha rivoluzionato il modo di lavorare, ma è giunta al punto in cui le distrazioni che comporta possono essere superiori al beneficio. CareerBuilder, sito di recruitment leader nel Regno Unito, ha diffuso i dati su come i manager cercano di regolamentare l’uso indiscriminato di tecnologie mangiatempo.

La gestione del tempo è uno dei fattori competitivi chiave in tutti i settori dove il lavoro umano è cruciale. Il 73% delle più grandi aziende britanniche ha implementato piani per ridurre gli sprechi di tempo.

La principale perdita di tempo tecnologica è l’uso dei social network. Bloccato ormai da tempo l’uso di Facebook dai PC aziendali, restano minacce difficilmente aggirabili come Twitter e Whatsapp sugli smartphone dei dipendenti.Il consiglio è di obbligarli con policy aziendali chiare a spegnere le notifiche e tenere i cellulari in borsa o nella giacca, e mai sul tavolo. Il 25% delle aziende impedisce completamente l’uso dei telefoni personali in orario lavorativo.

Al secondo posto resta l’email, con il suo continuo aggiornamento e la tentazione di entrare in loop inarrestabili di botte e risposte.  Una facile soluzione è invitare i dipendenti a leggerle a blocchi, tendenzialmente nei primi 5 minuti di ogni ora. In casi estremi, il server di posta locale può essere temporizzato in modo che consegni la posta solo a determinati orari.

La terza causa di spreco di tempo è rappresentata dalle conference calls. Un tempo soluzione ideale ai trasferimenti e alle riunioni, sono ora diventate “riunioni virtuali” che occupano non solo il tempo che durano, ma anche l’intera ora prima della telefonata. Nella maggior parte dei casi è sufficiente sostituirle con delle normali telefonate 1 a 1. Il 12% delle aziende consente solo video-calls, dove le possibilità di distrarsi sono minori e non necessitano di riepiloghi e turni, riusltando così di durata minore.