Uso del computer in azienda – alcune regole

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computer-ufficioOgni azienda ormai utilizza computer desktop, laptop e tablet per la produttività dei propri dipendenti. Ma ogni manager o imprenditore deve porsi delle domande sul livello di libertà e controllo che deve permettere nell’uso di questi strumenti.

Diritto e dovere di controllo dell’azienda possono infatti scontrarsi con il diritto alla privacy del dipendente. La premessa di base è che l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche dell’azienda deve sempre ispirarsi al principio della diligenza e correttezza, comportamenti che normalmente si adottano nell’ambito di un rapporto di lavoro.

Sulla base di questo principio i Garanti Privacy delle varie nazioni europee si sono pronunciati sulle modalità con cui i datori di lavoro, pubblici e privati, possono raccogliere e utilizzare i dati dei lavoratori.

La raccolta, l’uso e conservazione di informazioni sui lavoratori attraverso sistemi elettronici rientra nell’ambito della normativa sulla protezione dei dati. Il monitoraggio delle e-mail o degli accessi a internet implica infatti il trattamento di dati personali.

I dati devono essere raccolti per scopi specifici, espliciti e legittimi e utilizzati in modo lecito.

Al lavoratore deve essere garantita la massima trasparenza sulla raccolta e l’uso dei propri dati da parte del datore di lavoro.

I dati raccolti e usati dal datore di lavoro devono essere strettamente indispensabili.

I dati presenti nella banche dati devono essere esatti e aggironati e deve essere garantito al lavoratore il diritto alla rettifica delle informazioni.

In particolare l’azienda può per esempio accedere alla posta elettronica di un dipendente, così come stabilito dal Garante della privacy il 1° Marzo 2007, quando veniva stabilito che «i servizi di posta elettronica sono suscettibili di controlli che possono giungere fino alla conoscenza da parte dell’imprenditore del contenuto della corrispondenza». Ma per farlo senza possibili ricorsi il computer deve essere utilizzato esclusivamente per l’attività lavorativa.

L’ideale in tutti i casi è che l’azienda faccia preventivamente sottoscrivere un documento condiviso ed esplicito relativo alle norme comportamentali, come quelli che si trovano come modello in rete.